Quản trị nội bộ là công việc phức tạp của doanh nghiệp. Với tính chất phức tạp và đa dạng, chủ doanh nghiệp cần có kế hoạch phù hợp về việc quản lý trở lên hiệu quả. Bên cạnh tiêu chuẩn 5S giúp cải thiện môi trường làm việc là cái bên ngoài thì workflow cải thiện quy trình làm việc là cái cái cốt lõi bên trong. Vậy Workflow là gì? Tại sao nên sử dụng Workflow? Thực hiện Workflow thế nào? Hãy cùng Actisoft.org tìm hiểu nhé!
1, Workflow là gì?
Trước khi tìm hiểu về lợi ích và cách xây dựng Workflow, chúng ta hãy tìm hiểu xem Workflow là gì nhé! Workflow là dòng công việc hay luồng công việc, quy trình thực hiện công việc. Workflow là một quy trình mẫu, các hoạt động triển khai được thực hiện theo trình tự cụ thể theo kế hoạch được xây dựng từ trước. Các workflow được biểu diễn qua biểu đồ workflow diagram với hình ảnh và ký hiệu.
Sử dụng Workflow, người dùng sẽ có cái nhìn tổng thể, bao quát về luồng công việc. Thực tế cho thấy có rất nhiều nhân sự đạt doanh thu bán hàng cao nhưng do không làm theo quy trình nên lợi nhuận rất thấp. Lý do là vì họ không kiểm soát được các khoản chi phí, các nguồn lực. Doanh thu cao chưa chắc đã là tín hiệu đáng mừng. Nếu trừ đi chi phí thì thậm chí doanh nghiệp còn phải bù lỗ.
Khi thực hiện công việc theo quy trình thì nhân sự sẽ không bị xa rời mục tiêu. Các chi phí sẽ được kiểm soát nhằm tránh thất thoát tài nguyên. Doanh nghiệp xây dựng được Workflow hiệu quả sẽ tạo ra tính chuyên nghiệp. Đây cũng là căn cứ giúp doanh nghiệp phát triển và nâng cao tính cạnh tranh và định vị sản phẩm trên thị trường.
2, Workflow có những loại nào?
Vậy bạn đã biết Workflow là gì rồi. Tiếp theo chúng ta hãy cùng phân loại workflow nhé! Workflow được chia làm nhiều dạng. Trong sản xuất và kinh doanh, Workflow có 3 dạng chính như sau:
– Process workflow: Sử dụng cho 1 tập hợp các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và có thể dự đoán từ trước. Trước khi bắt đầu workflow, bạn sẽ biết được sơ đồ thực hiện cụ thể thế nào. Các process workflow giúp xử lý không giới hạn các yêu cầu phát sinh.
– Case workflow: Ban đầu, người khởi tạo không biết rõ đường đi cụ thể và các nhiệm vụ cần thực hiện. Luồng công việc sẽ rõ ràng hơn khi có thêm nhiều dữ liệu thu thập. Ví dụ như trong việc thực hiện công việc bảo hiểm. Ban đầu chúng ta sẽ không thể biết được nhu cầu cụ thể của khách hàng như thế nào.
Tuy nhiên chỉ bằng vài cuộc khảo sát để thu thập thông tin, bạn sẽ biết được mong muốn của khách hàng và xây dựng được kế hoạch bảo hiểm phù hợp. Giống như process workflow, sử dụng case workflow sẽ giúp xử lý mọi công việc. Tuy nhiên loại workflow này sẽ phụ thuộc vào con người hoặc bot để phân biệt được đâu là cách giải quyết đúng phù hợp cho các yêu cầu khác nhau.
– Project workflow: Cũng giống như process workflow, người khởi tạo biết được đường đi thực hiện công việc, biết được công việc nào cần phải làm. Tuy nhiên, project workflow thực hiện công việc linh chứ không cần tuân theo quy trình đã dự định sẵn.
3, Lợi ích của workflow là gì?
Sau khi tìm hiểu về workflow là gì và những loại workflow là gì rồi thì ta hãy cùng xem những lợi ích mà nó mang lại. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng nên sử dụng workflow bởi những lý do sau:
- Tăng hiệu suất công việc: Sử dụng Workflow, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Không những thế còn giúp tăng hiệu quả công việc và hiệu suất trong kinh doanh. Tất cả là nhờ công việc được phân công rõ ràng theo đối tượng, trách nghiệm, và thời gian cụ thể.
- Tính nhất quán: Khi mọi hoạt động được xây dựng theo quy trình chuẩn thì các phòng ban sẽ tuân thủ và thực hiện đúng kế hoạch. Điều này sẽ tạo ra tính nhất quán khi triển khai thực hiện. Doanh nghiệp sẽ tránh khỏi tình trạng chồng chéo và lộn xộn khi thực hiện công việc.
- Theo dõi, quản lý quy trình dễ dàng: Thông qua các bước, các giai đoạn, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc. Cả quản lý và nhân sự sẽ có cái nhìn tổng quan, nhờ đó mà bám sát công việc tốt hơn.
- Đồng bộ và tăng khả năng kết nối: Khi sử dụng Workflow, các thành viên sẽ kết nối và cùng làm việc theo quy trình. Việc chia sẻ thông tin và tương tác sẽ được đồng bộ trong workflow.
- Tối ưu chi phí, tối ưu nguồn lực: Các bước thực hiện được triển khai khoa học, các hoạt động không cần thiết bị loại bỏ, nhờ đó mà giúp tối ưu công việc. Thời gian hoàn thành công việc nhờ thế mà nhanh hơn, chi phí sẽ được cắt giảm hơn.
Việc ứng dụng các lý thuyết này sẽ giúp việc xây dựng Workflow tinh gọn và hiệu quả. Tùy thuộc vào nguồn lực của doanh nghiệp mà lựa chọn và ứng dụng các lý thuyết một cách hài hòa. Có như vậy thì Workflow mà bạn xây dựng mới có thể hạn chế gặp những trục trặc phát sinh.
4, Cách xác định Workflow thế nào?
Sau khi biết được lợi ích khi sử dụng Workflow là gì, doanh nghiệp cần xác định Workflow của mình để thực hiện hiệu quả. Mỗi doanh nghiệp có bản chất khác nhau, nguồn lực khác nhau nên Workflow cũng sẽ khác nhau. Để xác định Workflow sau khi nắm rõ workflow là gì, bạn cần trả lời những câu hỏi sau đây:
- Doanh nghiệp của bạn đang làm những gì? Quy trình cốt lõi nào tạo ra doanh thu? Doanh thu được tạo ra thế nào và kết thúc ra sao?
- Để hoàn thành công việc thì cần thực hiện qua các bước nào? Ghi lại các nhiệm vụ tạo ra kết quả cuối.
- Tại sao cần làm điều đó? Hãy kiểm tra các bước nhỏ hơn để trả lời câu hỏi này. Nếu không, bạn sẽ đang lãng phí tài nguyên.
- Doanh nghiệp có những bộ phận nào và đang làm gì?
- Mỗi người sẽ làm gì để hoàn thành nhiệm vụ? Những bước nào mà nhân viên yêu cầu sẽ tạo thành 1 phần trong quy trình làm việc? Tại sao họ làm vậy, lợi ích là gì?
5, Các lý thuyết giúp việc thực hiện hiệu quả Workflow là gì?
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh W. Edwards Deming và Joseph M. Juran đã xây dựng 5 lý thuyết cải tiến quy trình làm việc. Cụ thể như sau.
- Lý thuyết Six Sigma đề cập đến việc loại bỏ các sai sót và nhầm lẫn trong sản phẩm ở quy trình sản xuất cuối. Để áp dụng Six Sigma, nhân sự phải có kỹ năng quan sát và phân tích.
- Quản lý chất lượng giúp cải thiện, nâng cao chất lượng sản phẩm. Đồng thời kiểm soát môi trường làm việc và sự tương tác giữa các nhân viên với nhau.
- Tái cấu trúc kinh doanh cung cấp các thuật toán để phân tích các cấp độ.
- Hệ thống gọn nhẹ giúp giảm thiểu chi phí nhằm tạo ra quy trình đơn giản. Từ đó tăng khả năng cạnh tranh, tăng khả năng thích ứng với thay đổi của thị trường.
- Lý thuyết ràng buộc giúp doanh nghiệp tìm ra các mối liên kết yếu để loại bỏ khỏi quy trình.
6, Các bước xây dựng workflow hiệu quả
Vậy là ta đã biết Workflow là gì? Lợi ích của Workflow thế nào? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu các bước xây dựng Workflow là gì và cách thực hiện ngay thôi nhé! Việc thực hiện Workflow được thực hiện qua 7 bước sau:
- Bước 1: Xác định dữ liệu ban đầu. Để xây dựng Workflow, bạn cần hiểu cách hoạt động của quy trình hiện tại như thế nào. Workflow được quản lý bằng giấy tờ hay kỹ thuật số, chủ đề email? Các tác vụ thực hiện bởi ai, được phê duyệt qua ai? Các nguồn dữ liệu hình thành nên quy trình không chỉ giới hạn ở biểu mẫu và quy trình vận hành mà gồm người tham gia quá trình hiện tại. Trước khi tạo Workflow, hãy thảo luận với những người tham gia để tìm ra các vấn đề họ đang gặp phải khi thực hiện phương pháp hiện tại.
- Bước 2: Liệt kê danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành. Một workflow đơn giản thường bao gồm 1 chuỗi các nhiệm vụ liên tiếp. Một Workflow phức tạp có cấu trúc dạng biểu đồ, trong đó bao gồm nhiều chuỗi nhiệm vụ song song, liên kết với nhau. Bạn cần biết rõ nhiệm vụ, cấu trúc nhiệm vụ, những dữ liệu, biểu mẫu sẽ được trao đổi trước khi thiết kế Workflow.
- Bước 3: Xác định người chịu trách nhiệm trong từng nhiệm vụ. Khi đã hiểu rõ cấu trúc và bản chất của nhiệm vụ, bạn hãy xem những ai sẽ tham gia vào quy trình làm việc. Một số nhiệm vụ tự động chuyển sang bước tiếp theo, một số nhiệm vụ khác được ai đó phê duyệt hoặc xem xét trước khi tiến hành bước tiếp theo. Hãy liệt kê danh sách các bên liên quan, liệt kê trách nhiệm cụ thể của mỗi người và thông tin mà họ yêu cầu. Dựa vào đó, hãy xác định vai trò cụ thể của mỗi người và xác lập trách nhiệm từng nhiệm vụ.
- Bước 4: Tạo sơ đồ chi tiết về quy trình làm việc. Bằng sơ đồ, bạn có thể biểu diễn quy trình một cách trực quan. Nếu bạn không quen với việc mô hình hóa thì hãy chọn công cụ quản lý cho phép bạn tạo quy trình bằng các công cụ kéo, thả. Chọn công cụ thân thiện và đủ linh hoạt để vẽ một quy trình, bất kể quy trình phức tạp đến đâu.
- Bước 5: Kiểm tra quy trình đã tạo để xem Workflow đó có vận hành tốt không. Bạn sẽ cần đến sự hỗ trợ của những người tham gia quy trình và chạy chương trình thử nghiệm. Việc này sẽ giúp xác định được những vấn đề tồn tại, những bước cần loại bỏ. Sau đó hãy thu thập phản hồi và cải thiện quy trình cho hiệu nhất.
- Bước 6: Huấn luyện các thành viên cách thực hiện quy trình làm việc mới. Workflow có thể hoạt động rất trôi chảy nhưng nếu mọi người đã quen làm việc với Workflow cũ sẽ rất ngại thay đổi. Do vậy, một chương trình đào tạo sẽ giúp mọi người sử dụng workflow mới dễ dàng hơn. Hãy chia sẻ quy trình tạo workflow và sơ đồ workflow để giúp học viên hiểu rõ vai trò của mình trong Workflow.
- Bước 7: Triển khai Workflow làm việc mới. Khi bạn đã hoàn thành thử nghiệm và quá trình đào tạo, hãy sẵn sàng triển khai Workflow. Lưu ý rằng hãy áp dụng quy trình cho một nhóm nhỏ trước và kiểm tra Workflow hoạt động thế nào trong một khoảng thời gian. Sau đó, mới chia sẻ với toàn bộ tổ chức hoặc rút Workflow về điều chỉnh. Một Workflow tinh gọn thường sử dụng ít lực lượng lao động, mất ít thời gian và công sức mà vẫn tạo ra kết quả như mong muốn.
Các bước tạo Workflow không đơn giản nhưng một khi đã xây dựng được sẽ mang lại hiệu quả to lớn. Sự phát triển của công nghệ yêu cầu doanh nghiệp phải liên tục cập nhật và quản lý quy trình công việc một cách chuyên nghiệp. Khi đó doanh nghiệp mới đạt được hiệu quả và không bị bỏ lại phía sau.
Vậy là qua bài viết trên đây, chúng ta đã biết Workflow là gì? Workflow có những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Cách xây dựng Workflow hiệu quả ra sao. Nếu doanh nghiệp bạn đang muốn nâng cao hiệu quả kinh doanh thì hãy xác định Workflow cho riêng mình và xây dựng thật hiệu quả. Chúc doanh nghiệp bạn sớm gặt hái được nhiều thành tựu trong tương lai!