Tiêu chuẩn 5S đang là tiêu chuẩn được áp dụng cho rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới hiện nay. Nhờ tiêu chuẩn này mà các doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống kinh doanh hoàn thiện hơn. Tiêu chuẩn 5S là gì mà có ảnh hưởng tích cực đến hoạt động sản xuất và kinh doanh đến vậy? Sử dụng tiêu chuẩn 5S thế nào? Hãy cùng ACTISOFT tìm hiểu nhé!
1. Tiêu chuẩn 5S là gì?
Tiêu chuẩn 5S nói về phương pháp giúp tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên. Tiêu chuẩn 5S sẽ là tiền đề để tạo ra môi trường làm việc gọn gàng, có trật tự và sạch sẽ. Khi làm việc trong môi trường như vậy, người lao động sẽ cảm thấy thoải mái, nhờ đó mà cải thiện kết quả công việc, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực.
Vậy nội dung cụ thể trong tiêu chuẩn 5S là gì? Mỗi chữ S trong tiêu chuẩn đều có nội dung riêng, và nó được trình bày bởi tiếng Nhật – Ngôn ngữ của những người tạo ra tiêu chuẩn này, cụ thể như sau:
- Seiri (Sàng lọc): Giữ lại những thứ cần thiết, loại bỏ những thứ không sử dụng được. Hãy quan sát tỉ mỉ xem vật dụng đó được sử dụng với tần suất thế nào. Vị trí đang để vật dụng có thực sự phù hợp không? Từ đó ta có kế hoạch quản lý kho hiệu quả.
- Seiton (Sắp xếp): Sau khi loại bỏ những vật dụng không cần thiết, cần tiến hành sắp xếp vật dụng còn lại theo kế hoạch cụ thể. Điều này sẽ giúp cho việc sử dụng và bảo trì được dễ dàng. Cần bố trí đồ thường dùng gần người sử dụng, vật nặng ở phía dưới, vật nhẹ đặt phía trên.
- Seiso (Sạch sẽ): Giữ khu vực làm việc luôn được sạch sẽ bằng cách vệ sinh, lau chùi mỗi ngày. Ngoài vệ sinh, cần kiểm tra và bảo trì máy móc. Công việc vệ sinh cần sự tự giác của từng cá nhân.
- Seiketsu (Săn sóc): Duy trì các công việc đã nêu ở trên để đảm bảo sự đồng bộ và hiệu quả dài lâu. Cần đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá và các chỉ tiêu cụ thể để các quy trình được diễn ra bài bản.
- Shitsuke (Sẵn sàng): Tạo thói quen và sự tự giác cho nhân viên để duy trì các quy trình 5S. Các thành viên trong tổ chức luôn trong tâm thế sẵn sàng chăm sóc môi trường làm việc mà không cần sự nhắc nhở của cấp trên.
2. Mục đích của tiêu chuẩn 5S là gì?
Tiêu chuẩn 5S tập trung vào việc xây dựng môi trường làm việc, xây dựng mối liên hệ giữa nhân viên và môi trường làm việc. Sự liên kết này được tạo ra nhằm mục đích:
- Khuyến khích cải tiến tinh thần làm việc của mỗi nhân viên. Khi tinh thần tốt thì trách nhiệm cao hơn, hiệu quả công việc tốt hơn. Đây cũng là tiền đề để xây dựng tổ chức theo trật tự.
- Xây dựng môi trường làm việc gọn gàng, tinh gọn và thuận tiện. Thói quen tốt sẽ được hình thành qua việc sắp xếp và giữ gìn vệ sinh chung mỗi ngày.
- Phát huy vai trò của lãnh đạo trong việc lên kế hoạch, triển khai quy trình thực tế. Khi có nền tảng tốt thì doanh nghiệp sẽ phát triển bền vững hơn.
- Nâng cao sự thấu hiểu và hỗ trợ lẫn nhau giữa nhân viên với nhân viên, nhân viên với quản lý. Tăng cường khả năng làm việc nhóm, các thành viên luôn được san sẻ, giúp đỡ và gắn kết với nhau.
- Tăng năng suất và hiệu quả cho doanh nghiệp, giảm chi phí, tránh lãng phí ngân sách. Tiêu chuẩn 5S cũng giúp nâng cao chất lượng của sản phẩm và dịch vụ, từ đó tăng tính cạnh tranh trên thị trường.
3. Các bước thực hiện tiêu chuẩn 5S là gì
Sau khi biết tiêu chuẩn 5S là gì, mục tiêu của 5S như nào, chúng ta hãy cùng bắt đầu quy trình thực hiện 5S nhé!
- Bước 1: Xây dựng kế hoạch, lộ trình dựa trên ý kiến của nhân viên.
- Bước 2: Đào tạo nhân sự và hướng dẫn thực hiện.
- Bước 3: Thực hiện quy trình 5S chi tiết.
- Bước 4: Đánh giá và tiến hành cải tiến.
- Bước 5: Duy trì thực hiện 5S, đối chiếu kết quả thực tế với kỳ vọng.
Kết luận
Trên đây chúng tôi đã trình bày toàn bộ về tiêu chuẩn 5S là gì trong doanh nghiệp. Tiêu chuẩn 5S là 1 tiêu chuẩn có tính ứng dụng cao; Nó giúp cho việc làm việc quản lý bộ máy nhân lực của doanh nghiệp trở nên trơn tru và có tính linh hoạt cao hơn. Từ đó tăng hiệu quả công việc và giúp giảm thiểu rủi ro trong mọi quy trình sản xuất. Chính vì tính ứng dụng cao nên tiêu chuẩn 5S đang dần dà trở thành 1 tiêu chuẩn không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp trên thế giới và cả Việt Nam hiện nay.