Bên cạnh quản lý sản xuất, quản trị nhân lực là một trong những nghiệp vụ quan trọng khi quản trị doanh nghiệp. Trong thời đại 4.0, để doanh nghiệp chuyển đổi số thì việc sử dụng những ứng dụng thông minh như phần mềm quản lý nguồn nhân lực là vô cùng cần thiết.
Trong một doanh nghiệp, các giám đốc nhân sự thường bị quá tải công việc. Để giảm tải bớt áp lực, cần có một giải pháp quản lý nhân lực để các quy trình làm việc được dễ dàng. Hiện nay, các phần mềm quản lý nhân lực giúp giải quyết cùng lúc rất nhiều công việc. Nhờ đó mà doanh nghiệp cũng thuận lợi hơn trên con đường số hóa.
1, Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý nguồn nhân lực?
Trong doanh nghiệp, hệ thống nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng, quyết định trực tiếp ở hiệu quả kinh doanh. Nhân sự có làm việc tốt thì lợi nhuận mới cao. Tuy nhiên để nhân sự làm việc đúng quy trình thì cần thực hiện việc quản lý ở rất nhiều khía cạnh. Một doanh nghiệp có ít nhân sự thì đơn giản nhưng nếu lên đến hàng trăm, hàng nghìn người thì việc quản lý sẽ vô cùng khó khăn.
Lúc này thì sức người sẽ không thể giải quyết hiệu quả công việc. Thay vào đó cần phải sử dụng công cụ hỗ trợ, cụ thể là phần mềm quản lý nguồn nhân lực. Khi sử dụng phần mềm này, bạn sẽ kiểm soát được kết quả làm việc của nhân viên. Đây cũng là cơ sở để bạn đánh giá năng lực cho nhân sự của mình. Sử dụng phần mềm quản lý nguồn nhân lực, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian gấp 5 đến 10 lần so với phương pháp truyền thống.
Tất cả các công việc như cập nhật thông tin nhân viên, giám sát, đào tạo, tính lương… đề sẽ được thực hiện tự động hóa thông qua phần mềm. Khi dữ liệu được đồng bộ hóa, bạn chỉ cần thực hiện một vài thao tác đơn giản là đã có thể giải quyết được công việc rồi.
Sử dụng phần mềm quản lý nguồn nhân lực, bạn có thể theo dõi và kiểm tra dữ liệu bất cứ lúc nào. Nhờ đó mà ra các quyết định thay đổi nhanh chóng. Phần mềm cũng có vai trò quan trọng trong việc gắn kết, tạo ra sự tương tác giữa quản lý và nhân viên.
Ngoài việc tiếp xúc trực tiếp thì bạn có thể trao đổi với các thành viên thông qua phần mềm. Cuối cùng, khi quản lý nhân sự bằng phần mềm, bạn sẽ nắm bắt được năng lực và xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên. Bằng cách này, bạn có thể giữ chân nhân viên của mình.
2, Gợi ý 8 phần mềm quản lý nguồn nhân lực mà doanh nghiệp nên dùng
2.1, Phần mềm ERPVIET HRM
ERPViet HRM là một trong những phần mềm quản lý nguồn nhân sự được đánh giá cao. Đây chính là giải pháp phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Phần mềm ERPViet được thiết kế với các tính năng giúp quản lý thông tin nhân viên, lịch sử làm việc, thông tin về lương.
Phần mềm cũng có những tính năng giúp quản lý nhân sự, các quy định về thời gian làm việc, nghỉ phép, lương, bảo hiểm hay nhiều quy trình khác. Sử dụng phần mềm sẽ giúp bạn tuyển dụng và đào tạo được dễ dàng. Với hệ thống quản lý và lưu trữ thông tin thông minh, bạn có thể tối ưu hóa công việc tuyển dụng. Nhờ đó mà tao còn kịp thời nhu cầu sử dụng năng lực của công ty.
Phần mềm quản lý nguồn nhân lực ERPViet giúp tạo các báo cáo và phân tích nhanh chóng. Các nhà quản lý có thể dựa vào đó để đánh giá hiệu quả và tìm ra điểm yếu khi quản lý nhân sự. Ngoài ra, ERPViet còn sở hữu nhiều tính năng như:
- Cho phép kết nối và đồng bộ dữ liệu các hệ thống trong hệ sinh thái. Nhờ đó mà tiết kiệm thời gian và đảm bảo chính xác.
- Tìm kiếm và khai thác dữ liệu dễ dàng, tạo báo cáo theo nhiều tiêu chí nhanh chóng.
- Quản lý biến động nhân lực bao gồm bổ nhiệm, điều động, biệt phái, thai sản…
- Nhắc việc qua SMS, email và cập nhật dữ liệu kịp thời.
- Hỗ trợ phân quyền, tích hợp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
2.2, BambooHR
BambooHR là phần mềm hỗ trợ quản lý các công việc liên quan đến tuyển dụng, quản trị nhân lực. Bamboo HR là giải pháp toàn diện với nhiều tính năng nổi bật như:
- Phần mềm đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa.
- Các tính năng được thiết kế để giải quyết các nghiệp vụ HR, từ quản lý thông tin đến tuyển dụng, tính lương.
- BambooHR có tính bảo mật cao.
- Người dùng có thể dễ dàng quản lý tin tuyển dụng, thông tin ứng viên, và chỉnh sửa một cách đơn giản.
2.3, Phần mềm Cloud HR
Cloud HR là phần mềm quản lý toàn diện mà doanh nghiệp nào cũng nên có. Phần mềm giúp theo dõi ứng viên, đào tạo nhân viên, quản lý và tính lương thưởng. Với nhiều tính năng tuyệt vời, phần mềm phù hợp cho các công ty có quy mô vừa đến lớn. Phần mềm Cloud HR có nhiều tính năng nổi bật như:
- Tối ưu quy trình với cổng tự phục vụ. Nhân viên có thể tự cập nhật thông tin và theo dõi công việc của mình.
- Quản lý hồ sơ nhân sự, cho phép lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây. Nhờ đó mà bạn có thể cập nhật và truy xuất thông tin bất cứ khi nào.
- Tính lương tự động từ một nền tảng, đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế.
- Theo dõi và cung cấp các tùy chọn giúp nhân viên phát triển năng lực. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể xây dựng đội ngũ nòng cốt và vững mạnh.
- Hệ thống báo cáo liên tục cho phép theo dõi mức độ gắn bó của nhân viên.
2.4, Tanca
Phần mềm quản lý nguồn nhân lực Tanca cung cấp cho người dùng rất nhiều tính năng như: Quản lý lương, tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ nhân viên. Rất nhiều doanh nghiệp sử dụng ứng dụng này để giảm các hoạt động thủ công và tăng sự hài lòng của nhân viên. Phần mềm Tanca sở hữu rất nhiều ưu điểm như:
- Tính lương tự động theo nhiêu tiêu chí khác nhau.
- Hỗ trợ các nghiệp vụ nhân sự, giảm 60% các hoạt động giấy tờ thủ công.
- Lưu trữ dữ liệu được trên hệ thống điện toán đám mây, nhờ đó mà tăng tính bảo mật và minh bạch.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Phần mềm có cả phiên bản trên máy tính và điện thoại nên bạn có thể thực hiện công việc ở bất cứ nơi đâu.
- Phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Bạn có thể sử dụng phần mềm miễn phí trong 14 ngày.
2.5, digiiHR
Phần mềm quản lý nguồn nhân lực DigiiHR được phát triển bởi OOC. Phần mềm cho phép lưu trữ và quản lý dữ liệu trên điện toán đám mây. Nhờ đó mà dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực với độ bảo mật cao. DigiiHR có khả năng đồng bộ thông tin với nhiều phần mềm quản trị khác. Bạn có thể xây dựng một hệ thống quản lý hoàn chỉnh với bất cứ hệ thống nao.
phần mềm quản lý nguồn nhân lực DigiiHR có chức năng tính lương, phân ca tự động. Phần mềm cho phép sử dụng trên nhiều thiết bị nên người quản lý có thể theo dõi ở bất cứ nơi đâu. Phần mềm quản lý nguồn nhân lực DigiiHR cung cấp nhiều mẫu báo cáo nhân sự cho phép tùy chỉnh.
Phần mềm cũng tích hợp tính năng quản lý KPI hoặc OKR giúp nhân viên tăng hiệu suất khi làm việc. Phần mềm quản lý nguồn nhân lực DigiiHR không thể mở rộng tính năng nên không dành cho doanh nghiệp luôn có kế hoạch mở rộng trong tương lai.
2.6, digiiHR ZOHO PEOPLE
Phần mềm quản lý nguồn nhân lực Zoho people là sản phẩm do công ty SmartOSC DX thiết kế. Zoho people giúp quản trị nhân sự chuyên nghiệp và toàn diện. Mô hình nghiệp vụ được thiết kế chuẩn hóa theo quy trình hoạt động thực tế của phòng nhân sự.
Phần mềm có giao diện trực quan, các khu vực chức năng phân chia rõ ràng giúp thực hiện tác vụ chính xác. Phần mềm quản lý nguồn nhân lực Zoho people sở hữu nhiều tính năng như:
- Kết nối các phòng ban mà vẫn đảm bảo tính bảo mật cao. Thông qua phần mềm bạn có thể chỉ định công việc tới từng cá nhân. Các phòng có thể hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc.
- Theo dõi, lưu trữ đơn từ trong tuần và trong tháng của nhân viên. Thu nhập, phân loại đơn xin nghỉ phép, đơn ứng tuyển giúp tiết kiệm chi phí và nhân lực dành để lưu trữ.
- Cập nhật profile, chức danh nội bộ và cho phép xem thông tin mọi lúc, mọi nơi. Cập nhật lịch sử làm việc, chức danh, phản ánh năng lực để nhân viên phấn đấu trong tương lai.
- Kho tài liệu khổng lồ giúp nhân sự nâng cao chuyên môn. Doanh nghiệp cũng dễ dàng đào tạo và bổ sung nhân lực mới.
- Báo cáo bằng biểu đồ phân tích chuyên sâu giúp ban lãnh đạo nhanh chóng nắm được tình hình phát triển của công ty.
2.7, FAST HRM Online
Fast HRM là phần mềm phát triển nguồn nhân lực nhiều phân hệ. Thông qua phần mềm, việc quản lý nhân sự sẽ dễ dàng và chính xác hơn. Fast HRM có 11 phân hệ nhỏ đáp ứng được hầu hết các nhu cầu về quản lý nhân sự, quản lý tiền lương, đào tạo, bảo hiểm…
Phần mềm này được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi khả năng cung cấp thông tin đa chiều cùng tính năng báo cáo trực quan. Thông qua tính năng này mà các nhà quản lý nhân sự dễ dàng xây dựng chiến lược nhân sự cho doanh nghiệp.
Fast HRM có giao diện đơn giản, dễ sử dụng. Phần mềm tích hợp được với máy chấm công và trích xuất dữ liệu chính xác. Sử dụng phần mềm này, bạn có thể quản lý thông tin nhân viên, chức vụ, hiệu quả công việc, lương thưởng. Bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả hoạt động các phòng ban khác nhau, từ đó có kế hoạch đào tạo hay thay đổi nhân sự phù hợp.
2.8, Phần mềm quản lý nguồn nhân lực – HR Manager
Phần mềm quản lý nhân lực HR Manager là sản phẩm do Công ty TNHH Hoàng Hà nghiên cứu và phát triển. Phần mềm giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về nguồn lực hiện có. HR Manager được xây dựng trên nền tảng tập trung, phần mềm này tập trung. Thông qua đó bạn có thể quản lý thông tin nhân sự, giám sát tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên.
Nhờ đó mà nhà quản trị nhân sự khai thác được tiềm năng của lực lượng lao động. HR Manager sở hữu tính năng báo cáo trực quan, cho phép truy xuất dữ liệu nhanh chóng. Người quản lý có thể theo dõi tình hình sử dụng nhân sự theo thời gian thực, từ đó lên kế hoạch phát triển và gắn kết đội nhóm trong công ty.
3, Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản trị nguồn nhân lực
Phần mềm quản lý nguồn nhân lực có vai trò quan trọng việc phát triển nền tảng giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Để phần mềm phát huy tối đa công dụng thì ngoài việc chọn phần mềm phù hợp quy mô thì cần sử dụng đúng cách. Trước hết, người quản lý cần học cách sử dụng phần mềm thành thạo rồi đào tạo cho nhân viên.
Các phần mềm có tính năng phân quyền sẽ giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt công việc trong phận sự và cập nhật liên tục theo thời gian thực. Sau khi sử dụng một thời gian cần tổ chức đánh giá. Hãy xem quy trình nào được cải thiện và quy trình nào chưa để có kế hoạch khắc phục. Luôn chú ý sao lưu dữ liệu định kỳ để có bản dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố.
Ngoài ra, không nên sử dụng quá nhiều phần mềm dùng thử cùng lúc để tránh tình trạng rối loạn quy trình làm việc.
Trên đây là thông tin về các phần mềm quản trị nguồn nhân lực được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay. Tùy vào quy mô công ty và mục tiêu phát triển mà bạn nên lựa chọn phần mềm phù hợp. Ngoài sử dụng phần mềm có sẵn thì bạn cũng có thể thiết kế phần mềm quản lý nguồn nhân lực với ACTISOFT.