Phần mềm báo cáo công việc là công cụ giúp hiển thị dữ liệu công việc nhanh chóng, chính xác và khoa học. Sử dụng phần mềm, nhà quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt hiệu quả công việc bằng cách quan sát trực quan qua hình ảnh và biểu đồ. Hiện nay có rất nhiều phần mềm báo cáo công việc. Hãy cùng ACTISOFT tìm hiểu về những phần mềm này nhé!
1. Tầm quan trọng của phần mềm báo cáo công việc
Báo cáo công việc là việc làm đã tồn tại từ rất lâu. Trước đây việc báo cáo chủ yếu được thực hiện bằng phương thức thủ công. Các thông tin và số liệu sẽ được tập hợp trên giấy hoặc file excel. Tuy nhiên khi khối lượng công việc ngày một nhiều thì việc báo cáo thủ công sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
Khi kinh doanh thời 4.0, việc báo cáo chậm chạp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và kinh doanh của doanh nghiệp. Sự ra đời của phần mềm báo cáo công việc chính là giải pháp tuyệt vời mà doanh nghiệp nào cũng đang sử dụng, ưu điểm có thể kể đến như:
- Sử dụng Phần mềm báo cáo công việc là công cụ giúp hiển thị dữ liệu công việc nhanh chóng, chính xác và khoa học., bạn có thể theo dõi và quản lý hiệu quả kinh doanh ở bất cứ nơi đâu.
- Khi liên kết phần mềm báo cáo công việc với các phần mềm quản lý khác, bạn sẽ nhanh chóng nắm bắt được tiến độ công việc.
- Trong trường hợp xảy ra sự cố cũng có thể đưa ra phương án giải quyết kịp thời. Phần mềm cũng giúp người dùng phát hiện được những lỗ hổng để kịp thời khắc phục.
- Khi sử dụng phần mềm báo cáo công việc, doanh nghiệp bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí đồng thời giúp việc chăm sóc khách hàng trở nên dễ dàng hơn.
- Phần mềm báo cáo công việc giúp ban quản lý dễ dàng kiểm soát hành vi và thái độ của nhân viên bán hàng, từ đó giúp cải thiện hình ảnh của sản phẩm trong mắt của khách hàng đồng thời định vị được sản phẩm trên thị trường.
2. Top 6 phần mềm báo cáo công việc được đánh giá cao nhất hiện nay
Để giúp công việc đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp bạn có rất nhiều sự lựa chọn về phần mềm báo cáo công việc. Tuy nhiên, 6 phần mềm dưới đây nhận được rất nhiều đánh giá tốt từ người dùng.
| Phần mềm | Chi phí |
| 1Office | – Gói 1work: 60.000/người/tháng – Gói workplace: 100.000/người/tháng – Gói workplace+: 120.000/người/tháng – Gói enterprise: 150.000/người/tháng |
| Viindoo Project | Có trả phí với gói Standard và Luxury |
| Asana | – Basic: Miễn phí – Premium: 250,000 VNĐ – Business: 560,000 VNĐ |
| Paroda | 40.000/user/tháng |
| Monday.com | – Miễn phí với gói cơ bản – Có trả phí khoảng $24 – $48/ tháng với các gói kahsc |
| Microsoft Teams | – Microsoft Teams Essentials: $2 – Microsoft 365 Business Basic: $3 – Microsoft 365 Business Standard: $10 |
2.1. Phần mềm 1Office
Phần mềm báo cáo công việc 1Office giúp người dùng lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiện công việc nhanh chóng. Nhờ đó mà giúp việc vận hành công doanh nghiệp dễ dàng và hiệu quả cao. Phần mềm 1Office sở hữu rất nhiều tính năng như:
- Tự động báo cáo theo tiến độ giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt chi tiết tình hình công việc.
- Báo cáo trực quan bằng Dashboard, hình ảnh động.
- Giao diện thân thiện cho phép hiển thị công việc dưới 2 hình thức là Gantt Chart và Kanban.
- Hiện tại phần mềm có nhiều mức giá khác nhau. Mỗi gói dịch vụ lại tích hợp các tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng của người dùng.
2.2. Phần mềm báo cáo công việc Viindoo Project
Phần mềm báo cáo công việc Viindoo Project cung cấp rất nhiều tính năng hữu ích trong quản lý công việc và lên báo cáo tự động. Sử dụng phần mềm này, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Phần mềm báo cáo công việc Viindoo Project có rất nhiều tính năng quan trọng như:
- Cho phép báo cáo theo thời gian thực bất cứ khi nào. Bạn sẽ không cần phải chờ đợi đến cuối kì mà có thể đánh giá hiệu quả công việc mọi lúc, mọi nơi.
- Các dữ liệu được trực quan hóa dễ dàng phân tích, đánh giá.
- Cho phép theo dõi tiến độ các công việc một cách chi tiết như: Công việc đã hoàn thành, công việc đang hoàn thành, các nguy cơ hay trở ngại ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
- Phần mềm giúp phân bổ nguồn lực hiệu quả cho các dự án. Nhờ đó mà tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực và vật lực.
- Giao việc cho từng cá nhân, hội nhóm, phòng ban.
- Kho mẫu báo cáo công việc đa dạng giúp bạn tạo các báo cáo chuyên nghiệp và nhanh chóng.
2.3. Asana
Sử dụng phần mềm Asana, bạn sẽ có cái nhìn từ chi tiết đến tổng quan về dự án. Việc theo dõi công việc cũng linh hoạt hơn nhờ bảng Kanban hoặc To – do – list. Sử dụng Asana, nhà quản lý sẽ có được đầy đủ các tính năng lúc kiểm soát công việc hiệu quả. Phần mềm báo cáo công việc Asana sở hữu những tính năng hữu ích như:
- Phần mềm cho phép thực hiện các thao tác như: Tạo việc, giao việc, lên lịch, sắp xếp thứ tự ưu tiên, thảo luận, nhận xét, sử dụng thẻ @ để nhắc tên thành viên…
- Asana có khả năng liên kết 1 nhiệm vụ với nhiều dự án mà không cần sao chép. Asana cũng tích hợp được với Slack, Github, DropBox..
- Lập kế hoạch, theo dõi trạng thái dự án. Bạn có thể biết được thông tin về nhiệm vụ, ngày hết hạn hay tỷ lệ phần trăm hoàn thành dự án.
- Tính năng Timeline giúp bạn quan sát tổng quan trạng thái công việc của tất cả các dự án. Ở bản miễn phí, phần mềm báo cáo công việc Asana có biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án.
- Tính năng phân quyền giúp nhân sự có thể truy cập vào công việc đã được giao.
2.4. Phần mềm báo cáo công việc hàng ngày Paroda
Paroda là phần mềm báo cáo công việc hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây. Chính vì vậy, phần mềm có khả năng bảo mật cao và khả năng lưu trữ tuyệt vời. Sử dụng phần mềm Paroda, chủ doanh nghiệp có thể lập kế hoạch, theo dõi và nhận báo cáo về tiến độ công việc bất cứ khi nào. Phần mềm báo cáo công việc Paroda sở hữu rất nhiều tính năng hữu ích như:
- Tự động báo cáo theo tiến độ công việc giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm được tình hình.
- Báo cáo trực quan bằng Dashboard, báo cáo động.
- Tạo các biểu đồ theo nhiều kiểu, nhiều tiêu chí và điều kiện khác nhau.
- Báo cáo chuyên sâu theo nhiều khía cạnh khác nhau.
- Giao diện thân thiện cho phép hiển thị công việc dưới 2 hình thức Gantt Chart và Kanban.
2.5. Monday.com – Phần mềm chuyên báo cáo công việc
Phần mềm Monday.com cung cấp hệ thống quản trị thông minh với rất nhiều tiện ích tuyệt vời, có thể kể đến như:
- Phần mềm được tích hợp hàng trăm mẫu báo cáo, giúp bạn tạo báo cáo nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp.
- Phần mềm giúp bạn tự động hóa các quy trình làm việc.
- Hệ thống giao lưu tự động sẽ thông báo, nhắc nhở khi xảy ra sự trùng lặp.
- Các thông tin được hiển thị dưới dạng biểu đồ, lịch, Kanban, dòng thời gian giúp người dùng tiếp cận thông tin một cách dễ dàng hơn.
- Phần mềm cho phép phân chia trạng thái công việc, tiến độ thời gian theo nhiều màu sắc khác nhau.Mỗi màu lại mang ý nghĩa khác nhau giúp người dùng nhận biết dễ dàng.
- Sử dụng phần mềm này, bạn cũng có thể tùy chỉnh quyền truy cập. Nhờ đó mà tính bảo mật sẽ được đảm bảo hơn.
2.6. Báo cáo công việc bằng Microsoft Teams
Microsoft Teams là 1 trong những phần mềm báo cáo công việc được nhiều người tin tưởng và lựa chọn. Phần mềm đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp và những nhóm có quy mô nhỏ. Microsoft Teams sở hữu rất nhiều tính năng hữu ích như:
- Họp trực tuyến, gọi điện, chia sẻ tin nhắn, chia sẻ dữ liệu, chia sẻ hình ảnh và tập tin.
- Phần mềm báo cáo công việc Microsoft Teams cho phép bạn đồng bộ mọi dữ liệu trên nhiều ứng dụng và thiết bị khác nhau.
- Bạn có thể thiết lập các nhóm làm việc với số lượng thành viên lên đến 150 người.
- Ngoài ra, ứng dụng cũng có được rất nhiều tính năng và hỗ trợ trong hệ thống Microsoft.
3. Kết luận
Nhìn chung, các phần mềm báo cáo công việc là giải pháp tuyệt vời giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế trong kinh doanh. Tùy theo nhu cầu sử dụng, bạn có thể lựa chọn các phần mềm có sẵn mà ACTISOFT đang có ý trên đây. Ngoài ra, nếu bạn đang cần thiết kế phần mềm báo cáo công việc theo yêu cầu thì hãy liên hệ ngay với ACTISOFT để được tư vấn.