Bất kể doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh dịch vụ nào cũng thường xuyên ký kết hợp đồng. Tình trạng hợp đồng cũng luôn cần theo dõi để đảm bảo hiệu quả thực thi. Để quản lý nhiều hợp đồng cùng lúc, doanh nghiệp sẽ cần đến sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý hợp đồng.
Hợp đồng là những giao kết quan trọng dựa trên thỏa thuận của đôi bên trên cơ sở của pháp luật. Hợp đồng là một văn bản pháp luật quan trọng giúp công việc được thực thi. Trong kinh doanh, việc thực hiện đúng hợp đồng là vấn đề ảnh hưởng đến sự tồn vong của doanh nghiệp. Chính vì vậy làm sao để quản lý hợp đồng hiệu quả là điều mà mọi chủ doanh nghiệp đều quan tâm. Dưới đây chúng tôi xin giới thiệu đến bạn đọc top 6 phần mềm quản lý hợp đồng tốt nhất theo đánh giá chủ quan của người viết.
1. Top 6 phần mềm quản lý hợp đồng được ưa chuộng
Để quản lý hợp đồng hiệu quả và chính xác, rất nhiều doanh nghiệp đã tìm đến sự hỗ trợ của phần mềm quản lý hợp đồng. Dưới đây là 6 phần mềm quản lý hợp đồng đã và đang nhận được nhưng đánh giá tích cực từ người dùng.
| Tên phần mềm | Chi phí |
| VT Contract | Dùng thử Demo miễn phí và có tính phí sau khi hết Demo |
| Pandadoc | Dùng miễn phí 14 ngày đầu Hiện có các gói như: Essentials: $19/tháng Business: $49/tháng Enterprise: Giá tuỳ biến |
| Accelo | Có 4 gói sau: Professional: $50/ User / Month Business: $70/ User / Month Advanced: $90/ User / Month Elite: Liên hệ |
| FastWork | Có gói chuyên quản lý hợp đồng CRM+: 60.000 VNĐ/user/tháng |
| Agiloft Free Edition | Có tính phí |
| 1Office | Có nhiều gói khác nhau như: STANDARD: 40.000đ/người/tháng PROFESSIONAL: 60.000đ/người/tháng ENTERPRISE: 100.000đ/người/tháng |
1.1. VT Contract
Phần mềm quản lý VT Contact giúp doanh nghiệp quản lý hợp đồng một cách toàn diện. Phần mềm có thể đáp ứng hầu hết yêu cầu trong việc quản lý hợp đồng của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý hợp đồng VT Contract sở hữu rất nhiều tính năng như:
- Cho phép thiết lập hệ thống quản lý hợp đồng đồng nhất.
- Tạo hợp đồng theo mẫu có sẵn được chuẩn hóa theo đặc thù từng doanh nghiệp.
- Cho phép tìm kiếm, tra cứu thông tin hợp đồng và thông tin liên quan đến hợp đồng nhanh chóng và chính xác.
- Chuẩn hóa quy trình kiểm tra và theo dõi hợp đồng, đảm bảo thực hiện hợp đồng đúng tiến độ.
- Thiết lập luồng phê duyệt hợp đồng, giúp người xét duyệt biết được hợp đồng cần xét duyệt.
- Nhắc nhở xét duyệt hợp đồng và thực hiện hợp đồng.
1.2. Phần mềm quản lý hợp đồng Pandadoc
Pandadoc là một trong những phần mềm quản lý hợp đồng đang được người dùng đánh giá rất cao. Bạn có thể sử dụng phần mềm để quản lý hợp đồng trực tuyến mà không cần tải về máy. Sử dụng phần mềm, quá trình quản lý sẽ được tự động hóa từ khâu tạo lập đến khi thanh lý hợp đồng. Bạn có thể sử dụng miễn phí phần mềm trong vòng 14 ngày trước khi đăng ký. Phần mềm quản lý hợp đồng Pandadoc hiện sở hữu rất nhiều tính năng nổi bật như:
- Nhập và xuất dữ liệu dễ dàng từ máy tính lên nền tảng trực tuyến. Nhờ vậy mà chủ doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng hợp đồng mọi lúc, mọi nơi.
- Kiểm tra thông tin liên quan đến hợp đồng nhanh chóng và chính xác.
- Quản lý và bảo mật mọi thông tin về hợp đồng.
- Thông báo cho các bộ phận liên quan về việc thực hiện hợp đồng, đảm bảo thực hiện hợp đồng đúng tiến độ.
- Thông báo kịp thời những sai sót phát sinh trong hợp đồng, thông báo hợp đồng sắp hết hạn.
1.3. Accelo
Accelo là phần mềm quản lý hợp đồng cho phép người dùng có thể sử dụng trên máy tính hoặc điện thoại. Phần mềm hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây với khả năng lưu trữ đám mây và tính bảo mật cao. Phần mềm quản lý hợp đồng Accelo mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
- Cho phép quản lý toàn bộ thông tin về hợp đồng, đảm bảo việc thực hiện hợp đồng.
- Hỗ trợ tìm kiếm các thông tin về hợp đồng nhanh chóng và chính xác.
- Cho phép quản lý kế hoạch và quản lý dự án chi tiết theo từng hợp đồng.
- Gửi thông báo khi hợp đồng sắp hết hạn.
- Tạo lập hợp đồng nhanh chóng, cho phép tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
- Cho phép lưu trữ mọi thông tin liên quan đến hợp đồng.
1.4. FastWork
FastWork là 1 trong những cái tên quen thuộc rất nhiều doanh nghiệp biết đến. Phần mềm quản lý hợp đồng FastWork được thiết kế với nhiều tính năng thông minh nên phù hợp với hầu hết doanh nghiệp. Không chỉ giúp quản lý hợp đồng, phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý báo giá… Phần mềm quản lý hợp đồng FastWork sở hữu rất nhiều tính năng như:
- Quản lý thông tin hợp đồng và những đối tác tham gia ký kết hợp đồng.
- Phân loại và sắp xếp hợp đồng theo nhiều tiêu chí như: Giá trị của hợp đồng, tình trạng của đồng, người phụ trách…
- Thống kê lịch sử thực hiện hợp đồng.
- Tìm kiếm thông tin và theo dõi nội dung hợp đồng nhanh chóng.
- Theo dõi và quản lý người phụ trách thực hiện hợp đồng.
- Cảnh báo khi hợp đồng sắp hết hiệu lực.
1.5. Agiloft Free Edition
Phần mềm quản lý hợp đồng Agiloft Free Edition không chỉ giúp quản lý hợp đồng mà còn hỗ trợ quản lý kinh doanh và quản lý dịch vụ khách hàng. Sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh. Phần mềm quản lý hợp đồng Agiloft Free Edition được thiết kế với nhiều tính năng nổi bật như:
- Cho phép theo dõi, chỉnh sửa thông tin trong hợp đồng.
- Quản lý toàn bộ quy trình thực hiện hợp đồng, nhờ đó đảm bảo thực hiện hợp đồng đúng tiến độ.
- Theo dõi tình trạng hợp đồng, thông báo khi hợp đồng sắp hết hiệu lực, hợp đồng tái ký, hợp đồng chờ ký…
- Trích xuất thông tin hợp đồng nhanh chóng.
- Hỗ trợ phân loại, sắp xếp hợp đồng theo nhiều tiêu chí để quản lý dễ dàng hơn.
1.6. 1Office
1Office là 1 trong những thương hiệu chuyên cung cấp các phần mềm quản lý cho doanh nghiệp. Phần mềm quản lý hợp đồng 1Office là 1 trong những giải pháp giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình thực thi hợp đồng nhanh chóng. Phần mềm phù hợp cho mọi doanh nghiệp từ nhỏ tới lớn. Phần mềm quản lý hợp đồng 1Office sở hữu rất nhiều tính năng như:
- Quản lý toàn bộ các thông tin liên quan đến hợp đồng.
- Cập nhật các trạng thái của hợp đồng, nhắc nhở công việc cần thực thi.
- Quản lý hành chính, quản lý hồ sơ, quản lý hợp đồng, quản lý nhân viên phụ trách, giúp dễ dàng hơn trong quản lý thiết bị và tài sản.
- Báo cáo chính tình trạng làm việc của các đối tượng đang quản lý.
2. Những khó khăn trong quá trình quản lý hợp đồng
Quản lý hợp đồng theo phương thức truyền thống gặp rất nhiều khó khăn. Khi lưu trữ hợp đồng bằng giấy và quản lý trong kho, tình trạng thất lạc hoạt động rất có thể sẽ xảy ra. Khi hợp đồng bị thất lạc thì việc khắc phục hậu quả sẽ vô cùng khó khăn. Nếu có thể tìm được thì cũng rất mất nhiều thời gian và tốn kém chi phí. Khi quản lý thủ công thì việc sắp xếp và phân loại cũng rất vất vả.
Những doanh nghiệp có số lượng hợp đồng lớn quản lý theo cách này sẽ cần rất nhiều nhân lực. Kể cả hợp đồng có được sắp xếp một cách khoa học việc tìm kiếm cũng không dễ dàng. Trong trường hợp bạn chỉ muốn kiểm tra 1 phần hợp đồng thì sẽ phải kiểm tra toàn bộ hợp đồng. Đây chính là những khó khăn thường gặp phải khi quản lý hợp đồng bằng phương pháp truyền thống.
3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng
Để khắc phục những khó khăn khi quản lý hợp đồng bằng phương pháp thủ công, phần mềm quản lý hợp đồng đã ra đời. Bên cạnh các phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý hợp đồng là giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp quản lý số lượng lớn hợp đồng cùng lúc. Chỉ với một phần mềm quản lý, chủ doanh nghiệp có thể nắm được tình trạng hoạt động của tất cả các hợp đồng. Phần mềm quản lý hợp đồng mang lại những lợi ích như:
- Đối với doanh nghiệp: Hỗ trợ quản lý hợp đồng đồng bộ, thống nhất mọi giao dịch kinh doanh. Đảm bảo quản lý hợp đồng khoa học từ việc tạo lập hợp đồng, xét duyệt hợp đồng, tái gia hạn, kiểm toán, kết thúc và thanh lý hợp đồng. Quy trình tạo lập và kiểm duyệt duyệt hợp đồng được chuẩn hóa, giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
- Đối với người quản lý hợp đồng: Phần mềm giúp việc quản lý được thực hiện đơn giản, nhanh chóng và dễ dàng. Người quản lý có thể thực hiện công việc ngay trên máy tính hoặc điện thoại. Thông qua phần mềm, bạn có thể theo dõi tiến trình thực hiện để đảm bảo hợp đồng thực hiện đúng tiến độ. Người quản lý cũng dễ dàng tìm kiếm thông tin hợp đồng mà không tốn quá nhiều thời gian, công sức.
- Đối với người tạo và xét duyệt hợp đồng: Hỗ trợ tạo hợp đồng theo mẫu nhanh chóng, đảm bảo tính chuẩn hóa và chuyên nghiệp. Nhắc nhở xét duyệt hợp đồng, đảm bảo không bỏ sót hợp đồng. Hỗ trợ nhắc nhở thực hiện hợp đồng qua email để việc triển khai hợp đồng được đảm bảo.
Phần mềm quản lý hợp đồng là một trong những công cụ hữu ích mà doanh nghiệp nào cũng nên có. Để đảm bảo tiến độ công việc và quyền lợi thực thi, doanh nghiệp nên lựa chọn và sử dụng 1 trong 6 phần mềm mà ACTISOFT đã giới thiệu trên đây. Ngoài ra, nếu bạn cần nhiều thông tin về các phần mềm quản lý khác cho doanh nghiệp thì hãy liên hệ ngay với ACTISOFT để được hỗ trợ nhé!