Khối lượng công việc ngày càng nhiều khiến việc quản lý thủ công gặp nhiều khó khăn. Để giải quyết khó khăn này, ta cần tìm đến sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý hồ sơ. Sử dụng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu khối lượng công việc và hoàn thành mục tiêu nhanh chóng. Dưới đây là Top 6 phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí mà doanh nghiệp nên biết.
1. Top 6 phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí
Hiện nay, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí. Một số phần mềm sau đây có thể giúp doanh nghiệp giải quyết rất nhiều công việc liên quan đến quản lý hồ sơ.
1.1. AMIS
AMIS là phần mềm quản lý hồ sơ chuyên nghiệp với nhiều phân hệ. Phần mềm cung cấp cho doanh có đa nhiều sự lựa chọn trong lưu trữ và quản lý tài liệu, hồ sơ. Bạn có thể dùng bản miễn phí trước khi lựa chọn các gói trả phí với nhiều tính năng hơn. Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí AMIS sở hữu những ưu điểm như:
- Quản lý tất cả thông tin liên quan đến nhân viên, thông tin tuyển dụng, thông tin cá nhân, bản tính lương, bảo hiểm, các quyết định nhân sự…
- Tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng, dễ dàng nhờ tính năng lưu lại lịch sử truy cập.
- Dữ liệu được hoạch định cho phép quản lý theo từng phòng ban. Nhờ đó, giúp ích cho việc tra cứu và bảo mật thông tin.
- Nhân viên được phân quyền để tiếp cận thông tin cá nhân. Phòng quản lý sẽ kiểm soát dữ liệu, kiểm duyệt trước khi đưa vào hệ thống.
- Hỗ trợ nhập dữ liệu từ file Excel, gửi tin nhắn hoặc email cho nhiều người cùng lúc.
1.2. DocEye
DocEye cung cấp giải pháp quản lý dữ liệu tiên tiến so với bảo quản tài liệu bằng phương pháp thủ công. Sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp sẽ có được sử dụng rất nhiều tính năng như:
- Thiết lập kho lưu trữ dữ liệu số tập trung.
- Tìm kiếm hồ sơ và tài liệu nhanh chóng, dễ dàng.
- Tính bảo mật dữ liệu cao.
- Cho phép chia sẻ tài liệu mọi lúc, mọi nơi giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành.
- Báo cáo trực quan, lưu trữ không giới hạn, cập nhật lịch sử cùng một vị trí giúp theo dõi quá trình điều chỉnh dữ liệu.
- Xây dựng kho lưu trữ 3D giúp đối chiếu với các vị trí lưu trữ trên kho tài liệu.
- Đồng bộ từ các file scan, Office lên hệ thống qua công nghệ nén file IP, Twain Scan và nhận dạng đánh dấu OMR.
1.3. Templafy
Templafy là phần mềm quản lý hồ sơ thông minh giúp doanh nghiệp quản lý giấy tờ dễ dàng. Từ đó giúp nâng cao năng suất hoạt động. Ưu điểm của phần mềm Templafy là:
- Tích hợp được với các công cụ khác như PowerPoint, DMS, Word, CRM.
- Biên dịch được các tài liệu phức tạp bằng cách thiết lập tham số và kéo nội dung phù hợp vào văn bản.
- Giao diện thân thiện dễ sử dụng.
- Sau khi thiết lập nội dung, trang trình bày… các thuộc tính dữ liệu sẽ được quản lý riêng biệt.
- Chia sẻ, lưu dữ liệu ở bất cứ nơi đâu.
1.4. 1Office
Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí 1Office được tích hợp trên nền tảng quản trị 1Office. 1Office là giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa tài nguyên, tài liệu và tập trung quản lý trên 1 nền tảng. 1Office sở hữu bộ công cụ giúp giải quyết mọi bài toán về quản lý và lưu trữ hồ sơ. Bằng cách này mà doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình vận hành. Phần mềm 1Office sở hữu rất nhiều ưu điểm như:
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, truy xuất hồ sơ so với phương pháp truyền thống.
- Kho hồ sơ được đồng bộ với các phân hệ quản trị trên hệ thống. Nhờ đó giúp quy trình quản lý hồ sơ được xuyên suốt giữa các bộ phận.
- Khởi tạo dữ liệu hồ sơ, tải hồ sơ lên dưới nhiều định dạng.
- Phân loại các loại hồ sơ cá nhân, công ty để thuận tiện hơn khi tìm kiếm.
- Cho phép tạo nhiều các mục con, giúp quản lý hồ sơ khoa học.
- Chia sẻ linh hoạt và phân quyền sử dụng cho cá nhân, phòng ban.
- Cấp quyền cho phép người dùng di chuyển, sao chép hay đổi tên hồ sơ.
- Cho phép ký duyệt trực tiếp trên phần mềm, nhờ đó mà tối ưu hóa quy trình ký tá và giao dịch điện tử.
- Hình thức lưu trữ trên On-Cloud hoặc On-Premise cho doanh nghiệp lựa chọn theo nhu cầu.
1.5. Google Drive
Google Drive phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí của Google. Phần mềm cho phép lưu trữ tập tin trên điện toán đám mây. Người dùng có thể chia sẻ, chỉnh sửa tài liệu, làm bài thuyết trình. Google sẽ cho người dùng 15GB lưu trữ miễn phí. Bạn có thể lưu trữ qua Google Drive, Gmail và Google Photos. Người dùng có thể nâng cấp dung lượng bằng cách trả phí hàng tháng.
Tài liệu trên Google Docs được lưu dưới nhiều định dạng. Nhìn chung hiện nay hầu hết các cá nhân đều sử dụng phần mềm này để lưu trữ dữ liệu. Các doanh nghiệp nhỏ có thể trả thêm phí để có được dung lượng lưu trữ lớn hơn.
1.6. Microsoft SharePoint
Năm 2020, Microsoft đã cho ra mắt phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí SharePoint Syntex. Đây là phần mềm đầu tiên của Microsoft sử dụng công nghệ AI để scan dữ liệu, thu thập thông tin chi tiết và tự động xây dựng các quy trình. Syntex là một AI có thể huấn luyện. Phần mềm cho phép xử lý 3 loại nội dung chính như: Hình ảnh kỹ thuật số, biểu mẫu và tài liệu phi cấu trúc.
Các tính năng của phần mềm SharePoint bao gồm khả năng thiết lập nội dung hoặc sắp xếp các kho lưu trữ dữ liệu theo nhóm. Hệ thống cũng cho phép bạn điều chỉnh và sắp xếp tài liệu theo nhu cầu doanh nghiệp. Nếu bạn đang sử dụng các phần mềm khác của Microsoft thì sử dụng thêm phần mềm này sẽ càng thuận tiện. SharePoint có thể mở rộng giúp các thành viên tham gia xây dựng và chỉnh sửa.
Tuy nhiên, do có quá nhiều tính năng nên người dùng cần được đào tạo và làm quen một khoảng thời gian nhất định.
2. Lợi ích của phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí?
Việc sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đầu tiên là tiết kiệm một khoản chi phí cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có quy mô nhỏ và số lượng tài liệu cần quản lý không quá nhiều thì phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí chính là lựa chọn hàng đầu. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí sẽ mang lại nhiều lợi ích khác như:
- Khả năng lưu trữ dữ liệu lớn, các hồ sơ và tài liệu sẽ được lưu trữ online.
- Quản lý một khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu một cách chính xác, tránh được tình trạng bỏ sót hay làm mất hồ sơ, giấy tờ.
- Thời gian lưu giữ lâu dài, thậm chí là vĩnh viễn tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
- Lưu chuyển hồ sơ dễ dàng giữa các bộ phận, phòng ban.
- Tiết kiệm chi phí quản lý, chi phí quản lý nhân sự.
- Có tính bảo mật cao, tránh rò rỉ thông tin ra bên ngoài.
- Quản lý, sắp xếp hồ sơ một cách khoa học, nhanh chóng và hiệu quả. Lưu trữ bằng phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí sẽ tránh được trùng lặp, sai lệch thông tin, thuận tiện hơn cho việc tìm kiếm và sửa chữa sau này.
3. Bảng đánh giá 6 phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí nêu trên
Các phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí trên đây đều có những ưu điểm nhất định. Để lựa chọn phần mềm phù hợp, bạn hãy theo dõi thông tin ở bảng dưới đây:
| Mức độ bảo mật | Dung lượng lưu trữ | Hỗ trợ định dạng hồ sơ | Khả năng liên kết | Chi phí | |
| AMIS | Tốt | Lưu trữ không giới hạn. | Mọi định dạng hồ sơ. | Liên kết và đồng bộ với mọi phân hệ quản trị trên hệ thống | Gói khởi điểm 5.100.000vnđ, giới hạn 10 tài khoản. Dung lượng lưu trữ tối đa 15GB/Năm. |
| DocEye | Tốt | Theo quy mô của doanh nghiệp. | Định dạng văn bản. | Không liên kết | Từ 10.000.000vnđ đến 30.000.000vnđ/năm. |
| Templafy | Tốt | Dung lượng lưu trữ khổng lồ, đáp ứng mọi quy mô doanh nghiệp. | Mọi loại định dạng. | Liên kết với PowerPoint, word, decimeter, CRM công ty. | Báo giá riêng. |
| 1Office | Bảo mật tuyệt đối. | Dung lượng khổng lồ, đáp ứng mọi quy mô doanh nghiệp. | Mọi loại định dạng. | Liên kết và đồng bộ với mọi phân hệ quản trị trên hệ thống. | Từ 40.000vnđ – 100.000vnđ/người/tháng. |
| Google Drive | Trung bình | 15GB/người dùng miễn phí. | Mọi loại định dạng. | Liên kết với các ứng dụng khác thuộc Google. | Từ 45.000 – 6.750.000vnđ/tháng từ 100GB đến 30TB. |
| SharePoint | Trung bình | 1 TB | Mọi loại định dạng. | Liên kết với hệ thống Office. | Từ 5 – 20$/người dùng/tháng. |
Trên đây là 6 phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí mà ACTISOFT đã giới thiệu cho các bạn. Ngoài sử dụng phần mềm được thiết kế sẵn, bạn có thể thiết kế phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu theo yêu cầu. Để được tư vấn về dịch vụ thiết kế phần mềm, hãy liên hệ ngay với ACTISOFT theo địa chỉ:
CÔNG TNHH GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ ACTISOFT
Hotline: 0967 540 207
Địa chỉ: Tầng 3 Tòa CT2 Ban Cơ yếu Chính phủ, 164 Khuất Duy Tiến, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP Hà Nội.
Website: Actisoft.org
Email: [email protected]