Lợi ích của thư điện tử là một trong những từ khóa được nhiều người quan tâm nhất hiện nay. Đặc biệt là những người lần đầu tiên tạo hộp thư cá nhân. Bên cạnh sự tiện lợi, nhanh chóng, thư điện tử còn mang đến những lợi ích khác mà thư truyền thống không thể làm được. Cùng Actisoft.org tìm hiểu về thư điện tử ngay dưới đây.
1. Thư điện tử là gì?
Thư điện tử được đưa vào sử dụng lần đầu tiên vào thập niên 60 và đến giữa năm 1970 có định dạng như hiện nay gọi là email hoặc e-mail. Việc sử dụng thư điện tử trở nên thông dụng khi nhiều người nhận ra những lợi ích của thư điện tử và tầm quan trọng của nó trong công việc và cuộc sống.
Chỉ với một chiếc máy tính, điện thoại thông minh có internet, bạn đã có thể truy cập vào hòm thư. Từ đó, tiến hành gửi/nhận thư để làm việc, học tập mọi thời điểm.
2. Những lợi ích của thư điện tử
2.1 Rút ngắn thời gian, khoảng cách của việc gửi, nhận thư
Lợi ích của thư điện tử đầu tiên phải kể đến là so với thư thông thường là thời gian chờ đợi sẽ được xóa bỏ. Chỉ vài giây sau khi thư được gửi, người nhận sẽ đọc được thư ngay lập tức nếu kết nối mạng. Bạn có thể gửi thư cho bất cứ ai trên thế giới, mọi nơi, mọi lúc mà không sợ thư bị thất lạc, hư hỏng do vận chuyển. Chính vì vậy, thư điện tử tạo ra một luồng giao tiếp không bao giờ ngắt quãng như 1 workflow được tối ưu hoàn hảo vậy.
2.2 Có thể gửi thư cho nhiều người một cách đơn giản
Nếu có ý định gửi thư tay cho 10 người, chắc chắn bạn sẽ mất rất nhiều thời gian. Công việc viết, soạn thảo hay thậm chí sao chép thư tay cũng thực sự là một vấn đề mệt mỏi.
Một lợi ích của thư điện tử là với việc gửi thư điện tử, việc gửi cho 10 người cùng lúc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Chỉ cần một click chuột vào nút “Chuyển tiếp” là đủ để bạn tiến hành gửi thư cho một người khác. Từ đó, hoàn thành công việc nhanh chóng hơn rất nhiều, tiết kiệm chi phí so với cách gửi thư thông thường
2.3 Tiết kiệm chi phí cho quá trình chuyển thư
Lợi ích của thư điện tử so với thư thường chính là việc bạn chỉ cần có thiết bị điện tử kết nối với internet là đã có thể gửi thư ở bất kỳ đâu bất kỳ lúc nào và gửi cho bất kỳ ai trên thế giới. Bạn cũng không phải lo sợ các trường hợp như thư bị lạc, mất thư và hỏng thư trong quá trình gửi thư.
2.4 Không mất nhiều thời gian cho việc viết thư
Nhìn chung, việc viết thư tay mất khá nhiều thời gian. Với email, bạn sẽ không cần thời gian viết tay, chuẩn bị phong bì, trang trí thư như trước. Việc phải đi ra bưu điện, nhận thư/gửi thư cũng được loại bỏ hoàn toàn. Thay vì vậy bạn chỉ cần một cú click chuột cực kỳ tiết kiệm thời gian mà thôi.
Với những email chuyên nghiệp cho công việc, bạn còn có thể chọn mẫu thư sẵn. Hiện tại có nhiều website cung cấp những mẫu này cho bạn thoải mái lựa chọn.
2.5 Chứa nhiều nội dung khác nhau trong 1 lần gửi
Lợi ích của thư điện tử không thể không kể đến là với thư điện tử hay email gần như không giới hạn nội dung trong một lần gửi. Thậm chí bạn còn có thể gửi file âm thanh, hình ảnh, video clip… Tất cả trong một lá thư là điều hoàn toàn có thể, vô cùng dễ dàng.
Tạm biệt những tập hồ sơ dày cộp, những lá thư nặng nề. Bạn sẽ có được một email xúc tích, đầy đủ thông tin mà không hề phải tính toán nữa.
2.6 Tính bảo mật của thư điện tử rất cao
Một lợi ích của thư điện tử khác mà không thể không kể đến đó là khi sử dụng thư điện tử, mọi người đều cài một mật khẩu cho riêng mình. Ngoài ra, nhà cung cấp cũng tiến hành tạo ra những lớp bảo mật riêng để phục vụ người dùng của mình thật tốt.
Khả năng bị mất cắp thông tin, xâm phạm quyền riêng tư của thư điện tử là rất thấp. Chính vì vậy các doanh nghiệp luôn tin tưởng, sử dụng loại thư này thay thế cho thư tay truyền thống. Các lớp bảo mật sẽ giúp lá thư, nội dung trong thư của bạn được giữ an toàn
2.7 Không lo thất lạc thư
Ai từng viết thư tay đều hiểu nguy cơ thất lạc thư, bị hoàn thư là điều thường xuyên xảy ra. Với hình thức gửi thư điện tử, điều này đã được xoá bỏ hoàn toàn. Việc thất lạc thư là không thể xảy ra. Trong trường hợp bạn gửi thư sai địa chỉ nhận, bạn hoàn toàn có thể gửi lại thư nhanh chóng, hiệu quả mà không sợ mất những thông tin đó.
2.8 Sử dụng thư điện tử chẳng hề mất phí
Trong khi đó, việc gửi thư thông thường cũng mất phí cho tiền tem thư. Điều này trái ngược với thư điện tử, bởi giúp bạn tiết kiệm hơn rất nhiều. Với những người cần gửi thư thường xuyên, với số lượng lớn, thư điện tử chính là giải pháp tuyệt vời nhất.
2.9 Có thể tạo ra địa chỉ thư mang dấu ấn cá nhân
Lợi ích của thư điện tử cuối cùng mà chúng tôi muốn nhắc đến đó chính là với bất kỳ loại thư điện tử nào, bạn có thể tạo ra những hòm thư/hòm mail riêng. Lúc này, bạn sẽ đặt tên hòm thư theo đặc điểm, tên riêng của mình, chẳng hạn:
Chỉ với vài bước đơn giản, bạn hoàn toàn có thể tạo ra những địa chỉ thư mang đậm dấu ấn của mình.
Thông qua đó, bạn có thể thể hiện một phần cá nhân của mình. Như tên, năm sinh, nghề nghiệp, công việc,… Điều này khiến việc tạo dấu ấn riêng, tạo đặc điểm nhận diện thương hiệu cho từng cá nhân với email trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Đây chính là ưu điểm của thư điện tử mà thư truyền thống không thể có được.
3. Kết luận
Trên đây, là những thông tin liên quan đến thư điện tử và lợi ích của thư điện tử đem lại. Rõ ràng, hình thức này mang tới nhiều ưu điểm vượt trội khi so sánh với gửi thư thông thường. Nếu quan tâm đến mảng này, có thể bạn cũng sẽ cần đến chữ ký email để làm đẹp hơn những bức thư điện tử của mình. Hãy tận dụng nó thật tốt để mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, công việc của mình nhé.