Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu thế nào là một chữ ký email chuyên nghiệp, các yếu tố quyết định độ chuyên nghiệp của nó, và tầm quan trọng nếu bạn sở hữu. Hai cách để tạo ra chữ ký email chuyên nghiệp cũng được đề cập ở cuối bài viết.
Thế nào là một chữ ký email chuyên nghiệp?
Một chữ ký email chuyên nghiệp là một phần tử chữ ký được thêm vào cuối các email gửi đi từ một cá nhân hoặc tổ chức. Chữ ký email này thường chứa các thông tin và liên kết liên quan đến người gửi, giúp tạo dấu ấn cá nhân và chuyên nghiệp trong các cuộc trao đổi qua email.
Một chữ ký email chuyên nghiệp sẽ ngắn gọn, đơn giản nhưng vẫn đảm bảo được lượng thông tin cung cấp. Nó giúp việc liên lạc của mọi người trở nên chuyên nghiệp hơn; Nó cũng giúp kỹ năng bán hàng của bạn hoàn thiện hơn mỗi ngày.
Những yếu tố ảnh hưởng độ chuyên nghiệp của một chữ ký email
- Độ sạch sẽ và sắp xếp: Một chữ ký email chuyên nghiệp nên có bố cục sáng sủa, không quá phức tạp hoặc rối. Đảm bảo rằng các phần tử như tên, vị trí công việc, và thông tin liên hệ được sắp xếp gọn gàng và dễ đọc.
- Logo hoặc hình ảnh: Sử dụng logo hoặc hình ảnh của công ty hoặc tổ chức để tạo tính nhận diện thương hiệu. Hình ảnh này nên có độ phân giải tốt và không bị méo hoặc nhoè.
- Thông tin liên hệ đầy đủ: Chữ ký email nên bao gồm tên, vị trí công việc, số điện thoại di động, và địa chỉ email của người gửi. Thông tin liên hệ cần phải đầy đủ để người nhận có thể dễ dàng liên hệ lại.
- Liên kết xã hội: Nếu bạn hoạt động trên các mạng xã hội, thêm các biểu tượng hoặc liên kết đến các trang mạng xã hội của bạn. Điều này giúp người nhận dễ dàng kết nối với bạn trên các nền tảng khác.
- Màu sắc và phông chữ: Màu sắc và phông chữ phải phù hợp với thương hiệu của bạn và đảm bảo chúng dễ đọc trên mọi thiết bị. Chỉ nên dùng tối đa 3 màu để người đọc không cảm thấy bị rối mắt. Đặc biệt, cần sử dụng các font chữ hiển thị rõ ràng, tránh dùng các font khó đọc như script hoặc calligraph.
- Kích thước phù hợp: Chữ ký email nên có kích thước phù hợp, không quá lớn hoặc nhỏ. Điều này giúp email trông chuyên nghiệp và không làm cho tệp email quá nặng.
Tầm quan trọng của chữ ký email
- Xây dựng thương hiệu: Chữ ký email tốt chứa logo và thông tin về công ty hoặc tổ chức. Điều này giúp xây dựng và củng cố thương hiệu, làm cho doanh nghiệp của bạn nổi bật và dễ nhận biết trong các cuộc giao tiếp.
- Tăng độ nhận diện: Chữ ký giúp xác định người gửi, bao gồm tên, vị trí công việc, và thông tin liên hệ. Người nhận sẽ biết rõ ai đang gửi email, tạo sự tin tưởng và dễ dàng liên hệ khi cần.
- Tạo ấn tượng cho người đọc: Chữ ký email chuyên nghiệp có thể chứa trích dẫn yêu thích hoặc câu nói tạo ấn tượng, thể hiện tư duy và giá trị cá nhân, từ đó tạo ấn tượng mạnh mẽ và ảnh hưởng tích cực đến tương tác.
- Hiệu quả giao tiếp: Chữ ký cung cấp thông tin liên hệ đồng thời liên kết đến trang web, mạng xã hội, và các nền tảng khác. Điều này giúp người nhận dễ dàng tiếp cận thông tin và tương tác với bạn một cách hiệu quả cho sau này.
- Giúp phân loại email: Chữ ký có thể giúp email của bạn được phân loại là chuyên nghiệp và tránh bị xem như spam hoặc email không xác định nguồn gốc dễ bị phớt lờ hoặc xóa bởi người đọc.
Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp
Tạo chữ ký email chuyên nghiệp trên Outlook
Bước 1: Mở Outlook và click vào “New Email” để tạo email mới
Bước 2: Trong menu “Insert”, chọn tab “Signature”
Bước 3: Trong bảng thông báo hiện ra, click vào “New” để bắt đầu tạo chữ ký mới.
Bước 4: Điền tên cho chữ ký ở popup “New Signature” và click “OK”
Bước 5: Tại khung “Edit signature”, điền những thông tin bạn muốn hiển thị trên chữ ký email. Bạn có thể tùy ý điều chỉnh màu sắc, font chữ, kích thước và thêm logo hoặc hình ảnh. Click “OK” sau khi hoàn tất.
Bước 6: Để thêm chữ ký vừa tạo vào email, bạn vào mục “Signature” rồi chọn chữ ký.
Tạo chữ ký email chuyên nghiệp trên Gmail
Bước 1: Mở tài khoản Gmail. Tìm kiếm và nhấn vào biểu tượng hình bánh răng bên phải góc trên của màn hình, chọn “Xem tất cả chế độ cài Đặt”.
Bước 2: Trong mục “Xem tất cả chế độ cài Đặt”, tìm mục “Chữ ký”. Nhấn chọn “Tạo mới” và nhập nội dung chữ ký cần tạo. Tiếp tục thực hiện các bước tương tự như Outlook để biến chữ ký email trở nên chuyên nghiệp hơn.
Kết luận
Tất tần tật những điều cần biết về một chữ ký email chuyên nghiệp đã được đề cập trong bài viết của Actisoft.org. Chữ ký email có thể chỉ là một phần nhỏ trong email nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc nó không quan trọng. Bạn cần lưu ý rằng chữ ký email khác hoàn toàn với chữ ký điện tử cả về chức năng lẫn cách sử dụng; Và nếu bạn muốn biết thêm nhiều thông tin hữu ích thì hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi nhé!