Chữ ký là 1 trong những thành phần không thể thiếu trong các bản hợp đồng. Trước đây, khi muốn ký kết hợp đồng, các bên tham gia bắt buộc phải gặp gỡ trực tiếp. Tuy nhiên ngày nay với sự phát triển của công nghệ, chúng ta có thể sử dụng chữ ký điện tử để ký kết các hợp đồng ở bất cứ nơi đâu. Vậy chữ ký điện tử là gì? Tại sao chúng ta nên sử dụng chữ ký điện tử? Hãy cùng ACTISOFT đi tìm câu trả lời nhé!
1, Chữ ký điện tử là gì?
Theo Điều 21 – Luật Giao dịch điện tử năm 2005: “Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng các từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử. Chữ ký điện tử được gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu. Chữ ký điện tử có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu, xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký“.
Khác với chữ ký email chỉ có thể dùng trong các thư từ thông qua nền tảng gmail thì chữ ký điện tử được pháp luật quy định sử dụng trong các giấy tờ cần tính xác thực và có thể gắn với pháp lý. Chữ ký điện tử giúp việc quản trị doanh nghiệp được trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, tránh rườm rà về mặt giấy tờ.
2, Nguyên tắc khi sử dụng chữ ký điện tử là gì?
Sau khi biết chữ ký điện tử là gì, chúng ta hãy cùng tìm hiểu nguyên tắc sử dụng của chữ ký điện tử là gì nhé. Theo đó khi sử dụng chữ ký điện tử, các bên tham gia phải đáp ứng các nguyên tắc theo quy định tại Điều 23 – Luật Giao dịch điện tử năm 2005. Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác thì các bên tham gia có quyền thỏa thuận:
- Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử khi ký thông điệp dữ liệu trong giao dịch.
- Sử dụng hoặc không với chữ ký điện tử có chứng thực.
- Lựa chọn tổ chức chứng thực chữ ký điện tử khi sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.
- Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải được chứng thực bởi tổ chức chuyên cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử theo quy định của cơ quan nhà nước.
3, Giá trị pháp lý đối với chữ ký điện tử là gì?
Dù nắm được rõ chữ ký điện tử là gì và nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử là gì rồi, ta vẫn cần tìm hiểu về giá trị pháp lý đối với chữ ký điện tử là gì nữa. Theo điều 24 – Luật Giao dịch điện tử năm 2005 quy định: Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần chữ ký thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng với một thông điệp dữ liệu nếu chữ ký điện tử sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau:
- Phương pháp tạo chữ ký điện tử xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký với nội dung thông điệp dữ liệu.
- Phương pháp đó đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần đóng dấu của cơ quan/tổ chức thì chữ ký điện tử được chứng thực được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan/tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1, Điều 22 – Luật Giao dịch điện tử 2005.
4, Xhững loại của chữ ký điện tử là gì?
Căn cứ Khoản 1 + Khoản 4, Điều 22 Luật giao dịch điện tử năm 2023 thì chữ ký điện tử được chia thành các loại như sau:
- Chữ ký số: Là chữ ký điện tử hình thành bằng việc chuyển đổi dữ liệu qua hệ thống mật mã không tương ứng. Khi sử dụng chữ ký số, bạn có thể ký bằng USB Token. Thiết bị ký phải được cung cấp bởi đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng.
- Chữ ký scan: Là chữ ký chuyển từ chữ ký tay sang dạng điện tử. Các bên cũng có thể sử dụng máy quét để chuyển hợp đồng thường sang hợp đồng điện tử.
- Chữ ký hình ảnh: Là chữ ký tay được chuyển thành hình ảnh, sau đó chèn vào hợp đồng điện tử.
5, Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử là bước tiến quan trọng giúp các giao kết được thực thi nhanh chóng. Sử dụng chữ ký điện tử, các cá nhân và tổ chức:
- Tiết kiệm rất nhiều thời gian vì bạn sẽ không phải di chuyển đến tận nơi để gặp gỡ. Ký kết nhanh chóng sẽ giúp nội dung hợp đồng nhanh chóng được triển khai.
- Khi sử dụng chữ ký điện tử, bạn có thể gửi nội dung ký kết qua email. Bạn cũng có thể tải tài liệu lên Google Driver và chia sẻ link cho người dùng khác. Bạn cũng có thể sử dụng bút điện tử ký trên màn hình cảm ứng tại các quầy thanh toán.
- Với chữ ký điện tử, bạn sẽ rút gọn quy trình gửi tài liệu và hoàn tất hồ sơ nộp thuế nhanh chóng.
- Sử dụng chữ ký số sẽ đảm bảo an toàn và bảo mật được danh tính cá nhân.
6, Tạo chữ ký điện tử thế nào?
Để tạo chữ ký điện tử, bạn có thể sử dụng hình ảnh, word hoặc tạo online. Đây là những phương pháp hoàn toàn miễn phí giúp bạn nhanh chóng sở hữu chữ ký điện tử cho riêng mình. Cách làm cụ thể như sau:
- Tạo chữ ký điện tử bằng hình ảnh: Đây là cách đơn giản mà bạn có thể thực hiện bất cứ lúc nào. Bạn hãy ký chữ ký của mình lên giấy trắng rồi dùng phần mềm scan hình ảnh. Lưu dưới định dạng jpg hoặc png, căn chỉnh lại kích thước và chèn vào tài liệu.
- Tạo chữ ký điện tử bằng word: Trong Microsoft Word có tính năng Signature giúp bạn tạo chữ ký điện tử. Bạn hãy vào Insert mở Signature Line và điền các thông tin cần thiết vào đó. Chọn Allow the signer to add comments in the Sign dialog và Show sign date in signature line, bấm OK là hoàn tất.
- Tạo chữ ký điện tử online: Bạn có thể truy cập vào các trang chuyên tạo chữ ký điện tử như Wikici, Smallpdf.com và tiến hành tạo chữ ký cho mình. Cách làm khá đơn giản, bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn là được.
Vậy là bài viết trên đây đã giúp bạn biết chữ ký điện tử là gì, nó mang lại những lợi ích nào và cách tạo chữ ký điện tử ra sao. Để thực hiện các giao kết nhanh chóng, bạn nên tạo chữ ký điện tử cho riêng mình ngay hôm nay.