Để đánh giá kết quả kinh doanh và hiệu quả công việc, các doanh nghiệp thường sử dụng rất nhiều chỉ số khác nhau. KPI và OKRs là 2 chỉ số được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp vẫn băn khoăn khi lựa chọn giữa 1 trong 2 loại chỉ số này. Vậy tại sao chúng ta phải tìm hiểu sự khác biệt giữa KPI và OKRs và sự khác biệt giữa KPI và OKRs là gì? Hãy cùng Actisoft.org tìm hiểu nhé!
Chỉ số đánh giá công việc là yếu tố vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Thông qua các chỉ số này, chủ doanh nghiệp sẽ biết công việc có được thực hiện hiệu quả hay không. Việc áp dụng các chỉ số đánh giá cũng là căn cứ để nhân viên hoàn thành tốt công việc của mình.
1, KPI là gì và OKR là gì?
Trước khi tìm hiểu sự khác biệt giữa KPI và OKRs, chúng ta hãy tìm hiểu định nghĩa về 2 loại chỉ số này nhé!
1.1, KPI là gì?
KPI được viết tắt từ cụm từ “Key Performance Indicator”. KPI dùng để đánh giá năng suất và hiệu quả công việc và là giá trị có thể đo lường được. Chỉ số này giúp chứng minh mức độ hiệu quả của các hoạt động kinh doanh. KPI được áp dụng ở nhiều cấp độ để đánh giá tỷ lệ hoàn thành công việc theo mục tiêu đã đề ra. KPI cấp thấp tập trung vào quy trình từng bộ phận, KPI cao cấp tập trung vào hiệu suất của toàn doanh nghiệp.
KPI chính là công cụ đo lường hiệu quả khi đánh giá kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh. Để làm được thì doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống phần mềm quản lý KPI mỗi ngày để xây dựng và kiểm soát chỉ số này. Đặc trưng của KPI là định lượng được tính hiệu và đo lường chính xác bằng số liệu. KPI phải gắn liền với một bộ phận cụ thể chứ không được giao chung chung.
1.2, OKRs là gì?
OKRs được viết tắt từ cụm từ “Objective & Key Result”. OKRs là phương pháp quản trị dựa trên 1 mục tiêu cụ thể và được đo lường bằng kết quả then chốt. Khi triển khai OKR cần tách bạch yếu tố quan trọng với phần còn lại, đồng thời tìm ra điểm cần ưu tiên. Để làm được điều này, cần sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên và loại bỏ những điều ảnh hưởng đến mục tiêu cuối cùng bằng 1 số phần mềm quản trị OKRs chuyên dụng.
OKRs gồm 2 phần: Mục tiêu và kết quả chính. Mục tiêu mô tả ngắn gọn, hấp dẫn về những thứ mà doanh nghiệp muốn đạt được. Kết quả là tập hợp các chỉ số đo lường, mỗi mục tiêu có 1 bộ từ 2 đến 5 kết quả chính. Khi áp dụng OKRs cần tập trung vào 3 câu hỏi: Bạn cần đi tới đâu? Làm sao để biết là bạn đang đi đến đó? Bạn sẽ làm gì để đến đó?
2, Sự khác biệt giữa KPI và OKRs
Sau khi đã hiểu về KPI và OKRs, chúng ta hãy cùng tìm hiểu sự khác biệt giữa KPI và OKRs nhé! KPI và OKR đều là công cụ giúp doanh nghiệp đánh giá các tiêu chí và hiệu suất làm việc. Các công cụ này cho phép áp dụng ở mọi doanh nghiệp không kể quy mô. Thông qua các chỉ số này, doanh nghiệp sẽ thực hiện đúng mục tiêu đã đặt ra. OKRs và KPI đều mang lại tác động tích cực tới năng suất làm việc.
Các chỉ số đều có tính rõ ràng và có thể định lượng được. Tuy nhiên, ngoài những điểm tương đồng thì sự khác biệt giữa KPI và OKRs cũng rất rõ ràng:
- Trọng tâm khác nhau: Trọng tâm của KPI nằm ở các chỉ số Indicator và hướng tới kết quả then chốt đã được định trước. Còn OKRs lại có trọng tâm là Objective, tức là phải có mục tiêu trước mới đưa ra kết quả then chốt.
- KPI cần thực hiện hàng ngày còn OKRs thì không. KPI theo dõi công việc hàng ngày còn OKR hướng tới mục tiêu và kết quả cuối cùng. KPI phục vụ cho OKRs. KPI có thể điều chỉnh và làm bù miễn là đảm bảo theo sát OKRs đã đặt ra.
- Bản chất: Sự khác biệt giữa KPI và OKRs thể hiện ở bản chất của nó. Theo đó, KPI giúp đo lường và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên một cách công bằng, minh bạch. Nhờ đó mà người quản lý có thể đánh giá nhân viên làm việc có hiệu quả hay không. KPI cũng giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và có thể kiểm soát. Ngược lại, OKRs đặt ra mục tiêu, xác định cơ sở và kết quả đạt được theo mục tiêu.
3, Doanh nghiệp nên sử dụng KPI hay OKRs?
Doanh nghiệp cần hiểu sự khác biệt giữa KPI và OKRs để lựa chọn và sử dụng cho phù hợp. Thông thường khi muốn đo lường, đánh giá năng lực làm việc của nhân sự hay phòng ban thì ta thường nghĩ tới KPI. Rất nhiều doanh nghiệp đầu tư thời gian và tiền bạc để xây dựng KPI. Tuy nhiên không phải lúc nào cũng mang lại hiệu quả tốt. Nguyên nhân có thể là do doanh nghiệp chưa xác định được mục tiêu cho từng giai đoạn.
Hơn nữa, không phải lúc nào cũng có thể áp KPI. Có những giai đoạn, doanh nghiệp thay đổi phạm vi kinh doanh hay ra mắt sản phẩm mới. Lúc này nên áp dụng OKRs. Vậy nên nếu hỏi doanh nghiệp nên sử dụng KPI hay OKRs thì sẽ không có đáp án cụ thể. Tùy theo từng giai đoạn phát triển và định hướng cụ thể, doanh nghiệp có thể sử dụng KPI hoặc OKRs. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần biết cách kết hợp giữa việc sử dụng KPI và OKRs để mang lại hiệu quả tốt nhất.
4, Có thể kết hợp sử dụng KPI và OKRs không?
Mặc dù tồn tại sự khác biệt giữa KPI và OKRs. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể kết hợp sử dụng 2 chỉ số này. Nhà quản trị cần xem xét và điều chỉnh kế hoạch, phương pháp đo lường sao cho phù hợp với thực tế. Việc làm này sẽ giúp tăng tính cạnh tranh và giúp doanh nghiệp thích ứng được trong thời đại mới.
Ngoài sử dụng KPI thì các nhà quản trị có thể kết hợp sử dụng OKRs để rõ hơn sự khác biệt giữa KPI và OKRs. Theo đó, cần giao KPI với tần suất lặp lại có tính chu kỳ với sự chính xác cao. OKRs áp dụng với những mục tiêu không liên tục, lặp lại, không theo chu kỳ nào. Quy trình chuyển đổi từ KPI qua OKRs diễn ra như sau:
- Đặt mục tiêu: Khác với KPI, OKRs không phải là 1 phương pháp đo lường. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét thật kỹ trước khi tiến hành chuyển đổi. Việc này sẽ giúp các hoạt động, các kế hoạch và vấn đề liên quan diễn ra thuận lợi hơn.
- Tạo ra các kết quả then chốt từ KPI: Sau khi xác định mục tiêu, bạn có thể thêm vào mô hình KPI và xem đó là kết quả mong muốn đạt được. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng 1 mục tiêu không có nhiều hơn 3 KPI để tránh bị quá tải. Mỗi mô hình OKRs không nên có nhiều hơn 10 kết quả then chốt. Nếu đặt ra quá nhiều kết quả sẽ khiến quá trình triển khai trở gặp nhiều khó khăn hơn.
- Xác định chính xác các kết quả then chốt: Để xác định được kết quả then chốt, doanh nghiệp cần áp dụng mô hình SMART. Mô hình này sẽ giúp đánh giá mục tiêu được thiết lập. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ biết làm sao để đảm bảo kết quả được xác định chi tiết. Kết quả có thể đạt được, đo lường được, có thời gian, có tính liên hệ với nhau.
Mô hình SMART được ứng dụng trong rất nhiều lĩnh vực. Mô hình SMART bao gồm các yếu tố sau:
- Specific – Tính cụ thể: Kết quả được xác định cụ thể, dễ hiểu cho mọi nhân viên.
- Measurable – Có thể đo lường: Đo lường mức độ thành công, thất bại của kết quả then chốt.
- Achievable – Tính khả thi: Kết quả then chốt có thể đạt được hay không.
- Relevant – Tính liên quan: Xem xét kết quả có quan trọng với mục tiêu đã đề ra không.
- Time bound – Có thời hạn: Đặt ra thời gian cần để hoàn thành các mục tiêu. Thời gian sẽ kéo dài 1 quý nếu áp dụng OKRs.
Nhìn chung, trên thực tế OKRs không dễ để triển khai, nhất là với doanh nghiệp mới làm quen với OKRs. Xét về yếu tố con người, không phải doanh nghiệp nào cũng sở hữu đội ngũ nhân viên ưu tú, kỷ luật và đồng nhất về văn hóa. Do vậy đôi khi, OKR sẽ gây khó khăn từ lúc đặt mục tiêu tới khi thực hiện. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần hiểu sự khác biệt giữa KPI và OKRs để áp dụng cho hiệu quả.
Vậy là trên đây, ACTISOFT đã giúp bạn tìm ra sự khác biệt giữa KPI và OKRs. Tùy theo tình hình thực tế mà doanh nghiệp đưa ra phương án lựa chọn phù hợp. Ngoài 2 chỉ số này, còn nhiều chỉ số khác giúp doanh nghiệp đo lường và đánh giá hiệu quả công việc. Mời các bạn truy cập website actisoft.org để theo dõi thông tin chi tiết ở các bài viết sau!